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緒論

你的時間管理革命，由此開始

第一部分 CREATE CLARITY 思緒清楚
心智管理是時間管理的關鍵
第1章　一切都在你腦海中：先調整心態，就不會手忙腳亂
第2章　找出你的優先事項
第3章　辨認目標
第4章　照顧自己
第5章　有力的省思
第6章　會合：與改變…及不適的約會

第二部分 Implement Structure and Flow 實踐架構與隨機應變
控管工作日的五大關鍵以支援你的時間管理革命
第7章　一切都在你腦海中：用架構與隨機應變避免工作堆積如山
第8章　用絶佳效率管理長期計劃
第9章　在24小時內完成：把待辦事項變成完成事項
第10章　設定提醒… 再也不會忘記

公事包與工作空間的佈置
第11章　佈置並維持一個具有生產力的工作空間
第12章　整理雜亂的辦公室
第13章　為隨時準備上路的戰士準備好公事包與行動辦公室

電子通訊
第14章　在數位年代設定界線
第15章　管理你的電子郵件
第16章　清理已經滿出來的電子郵件信箱
第17章　更有效率地使用電話、筆記、文件與檔案管理
第18章　設置簡單好用的歸檔系統
第19章　處理每天日常的文書
第20章　隨時隨地做筆記，而且永不遺失

保護時間
第21章　了解你的時間都花到哪裡去，你才能告訴你的時間該做什麼
第22章　依據你的個人優先事項表與目標來排定工作時程
第23章　判斷哪些工作屬於高價值的職責
第24章　依據你的工作優先事項表與目標來排定工作時程
第25章　為隨時上路的戰士排定工作時程
 
第三部分 Assemble Your Team 組織團隊成員
生活與工作都不是個人的任務
第26章　一切都在你腦海中：眾志成城
第27章　統整你個人的團隊成員
第28章　統整你的工作團隊
第29章　更有生產力的團隊會議
第30章　知人善任

第四部分 針對不同情況，想出解決方案
第31章　我同時做好幾件事，但還是做不完
第32章　我的腦袋隨時都在轉
第33章　我的想法常常有頭沒尾，但點子超級多
第34章　我的工作動不動就會被別人打斷，我也會動不動分心
第35章　一出點事我就一團糟
第36章　我很會拖….真的
第37章　我不算是完美主義者，我只是想把一切都做到完美
第38章　我睡不好
第39章　我常常遲到或錯過約會
第40章　我常常把絶佳的機會變成超大壓力來源
第41章　客戶一有急事找我，我就得把一切都丟下
第42章　我想管控自己的時間，但我不知道怎麼跟人家講
第43章　我一直沒辦法遵循自己的時間管理計劃

結論 成為你自己時間管理革命的改變要素
謝辭
索引
作者簡介
 

作者序

你的時間管理革命，由此開始

　　茱莉在她所處的行業算是享有盛名，常常受邀演講，或為大型機構與企業開發課程。雖然很多人都想要她提供服務，但茱莉認為她把自己的辦公時間設定的很好。周一到周五，她待在辦公室的時間都是從上午八點半到下午三點，這樣她才能上午送孩子上學，下午再接他們放學，並且帶他們去練習或比賽。她隨時都帶著自己的智慧型手機，這樣她可以多少擠出一點時間，像是在大廳等候的時間、在超市排隊的時間，或孩子上床睡覺後的時間。周末的時候，她也會趁孩子在後院玩耍時，或孩子游泳的時間瞄一下手機。

　　一日下午，茱莉正在看兒子小班的棒球賽，此時她放在大腿上的手機振動了。她最好的客戶（也就是最大的客戶）寄了一封電子郵件來，詢問茱莉下次會面的事宜。茱莉覺得自己應該要立刻回信給客戶。茱莉正在手機上打自己的回信時，小班剛好拿起球棒，有點怯怯地從球員休息區走向打擊區。下一刻，外野看台上的所有人都興奮地又跳又叫，又歡呼又吹口哨。所有人都欣喜若狂。「老天！ 這是怎麼回事？」茱莉一邊瘋狂地用大姆指打字，一邊想著。她按下送出鍵之後，終於站起身來，看看大家到底是在興奮什麼。

　　茱莉剛剛錯過了兒子的第一個全壘打。她非常難過。她的兒子小班也非常難過。

　　「如果我這次可以升職，那我們就沒問題了...」

　　我大三的時候，透過引見結識了「賽博士」。退休之前，他是某個執法單位的幹員。現在雖已退休，但他偶爾還是會接一點案子。友人告訴他我很想要進入聯邦緝毒局（DEA）工作，所以他同意跟我碰個面，告訴我申請程序要怎麼準備，還有緝毒局的大概工作內容。

　　我發現自己針對申請程序所做的準備並沒有弄錯方向時，鬆了一口氣。（請記得，當時可還沒有網路啊！ ） 我知道自己要達到哪些學術與體能標準，才能符合緝毒局的要求，也覺得自己已經做好準備，要努力達到這些標準。

　　我們一聊到工作內容，我就完全無法克制自己的興奮之情。他跟我分享他辦過的幾個案子，還有工作內容。我樂到快飛上天！ 這就是我夢想要過的刺激人生。《亞當十二》、《SWAT特警隊》、《美國警花》、《邁阿密風雲》算什麼？ 我一直夢想要當臥底警察或探員，而這個夢想就快要實現了！ 我以後也要打擊犯罪。

　　但我們接著談到工作以外的生活，更確切地說，我們談到工作以外就沒有生活。

　　他叫我看看他的小木屋，裡面沒有擺相片，也沒有什麼裝飾。我一心只想著要請教他，卻沒意識到自己身處的環境並不是一個讓人感覺愉悅的地方。

　　賽博士告訴我，「你知道為什麼我會變成這個孤單老人，獨自住在一個沒有吵鬧聲、沒有活力的小木屋嗎？」

　　「我不知道。」我答道。

　　「因為我把工作擺在家人前面。我不敢拒絕，也不敢要求局裡派給我別的任務。我不敢嘗試找另一份工作。我太太跟我的孩子們也做了他們自己的選擇。他們選擇離開我，因為我從來都沒有陪在他們身邊。」

　　我感到震驚，完全無言以對。在旁人眼中，賽博士的一生刺激無比，他還把很多罪犯繩之以法。但他真實的人生樣貌卻並不完美。

　　賽博士的確得到他想要的每個升職與加薪的機會。他拼命工作才能讓自己的事業飛黃騰達，讓家人可以有更好的生活。但諷刺又讓人痛心的是，他所付出的代價卻正是自己最珍惜的家人。

　　他跟我分享的一切，給我非常大的衝擊，也讓我改變了我的人生規劃。當時我還沒有計劃要結婚，但我知道自己也想要有自己的生活與幸福。時至今日，我還是會時常想到賽博士，以及他對時間所做的決定如何影響他的人生。

　　我接下來要跟各位分享的這個例子，主要的對象是企業家，但根據多年來，許多用心、勤奮、努力的員工跟我分享的經驗，我知道這個例子一定會讓大家都心有感觸。

　　會從商的人都是因為自己對某個產業懷抱熱情與理想。你覺得自己已找到一生所愛，我這裡指的不是某個人，而是你自己想做的某件事。這件事讓你每天早上起床都非常開心，而且你還找到方法，讓你只要做自己熱愛的事就可以賺錢。或許，你並沒有懷抱熱情，但你或你認識的某個人想出一個很遠大的計劃，包準可以賺大錢。以崔莎來說，她是屬於懷抱熱情的企業家

　　崔莎創立自己對環境友善的肥皂事業時，完全不擔心生產力或日常營運。她只想到要招攬客戶，並且能夠賺到夠多的利潤，讓自己在月底可以付租金、付水電費、買雜貨，或許還可以有點盈餘讓她可以犒賞自己一下。在等候電話鈴響的時候，她時常覺得自己閒到沒事做，只希望下一個來電的人會是讓她可以賺進大把鈔票的客戶。

　　崔莎後來終於找到經商的竅門，了解自己需要完成哪些工作，才能為自己的事業打好基礎，邁向成功之路，所以她開始拓展自己的人脈。她的人脈愈來愈廣。大家都聽過她，客戶也開始增加。她終於開始賺錢。 她嘗到成功的滋味，而且她還想要更多。崔莎認為自己已經很清楚自己要做什麼：「我要加倍努力！」她加倍努力地投身於拓展人脈、行銷、客戶服務，吸引愈來愈多客戶，盈收也日益增加。

　　就跟許多典型的企業家一樣，崔莎開始創業時從來沒想過，「我需要先建立這些體制，才能維持企業的營運」或「我要應用這些流程才能確保生產力，並且善用我的時間。」再怎麼說，剛開始創業時，你根本還弄不清楚自己到底在做什麼，而且也沒有客戶，所以你怎麼可能會有體制？

　　崔莎的日程表滿到讓她完全弄不清楚方向。工作與私人生活之間的界線非常模糊，模糊到她根本不記得自己到底有沒有分清楚工作跟私人生活間的界線。每一天，她的生活中都充斥著電話、電子郵件、會議、待辦事項。有時候，她早上起床時根本不知道自己到底要先做哪件事。

　　崔莎創業是為了讓自己可以用自己的方法，做自己想做的事。她不用為「大老闆」賣命工作。她可以決定自己每天要做什麼，決定自己什麼時候要休假，完全不用被綁在辦公室。

　　但她卻失去了自己曾經夢想過的自由。她完全被綁在辦公桌前（無法離開電話與電腦）。　　　　
　
　　她根本沒休過假，也沒辦法陪朋友或家人。事實上，在她與家人相處的寶貴時光中，他們總會讓她覺得自己一直沒好好陪他們，實在很不應該。她已經成為自己最想逃離的「大老闆」。永不間斷的工作讓她感到疲憊，開始質疑自己當初為什麼會想不開，跳進這瘋狂的肥皂產業。她的熱情、人際關係與心理都瀕臨崩潰。

　　如果前述三個案例都讓你感到心有戚戚焉，那這本書就 對適合你了！ 這三個案例再再顯示當我們無法平衡工作與自己的生活，我們就必須付出極大代價。我的意思並不是讓你每星期都想到就隨意放自己幾天假，還預期自己可以當上公司的優秀員工或擁有自己的事業。我的書名就寫了，要「讓你善用工作時間，不再增加工作時間」，而非比較常見的「與其努力工作，不如聰明工作」（ Working Smarter, Not Harder ）。我們都是積極進取的人，也都勤奮工作，所以如果我告訴你，根本不用辛勤工作，那我就是在騙人。但是，我要強調的是，要「有目的的」工作，再加上規劃與高效率的流程，以及一點樂趣，你就可以用較少的時間，獲得相同或更大的成就，也讓你可以享受自己期盼的自由與平衡。善用工作時間，而不是增加工作時間。